wps表格精华教程(4)

2016-11-21 09:25:52 来源:互联网作者:sou6 人气: 次阅读 552 条评论

  网上关于wps表格的文章有很多,写这些东西真感觉到多此一举,但看到bntrees写的wps文字教程很好,同时问wps表格教程的人较多,因此鼓足勇气想写一下,希望能与大家互勉共励,共同学习。  另外,因我的软件中用wps表格做报表,...

  2. 修改工作表的名称

  工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3.... 。 如果觉得这个名称不好,我们可以给它另起一个。右击要重命名的工作表的标签(如sheet1这几个字母处),从弹出菜单中选择“重命名”,如图4-3-3所示。

  图4-3-3

  当我们点击 “重命名”后,sheet1 这几个字母变为可修改的,我们输入自己喜欢的名称即可,如“成绩表”,此处的重命名与windows中文件的重命名相似。修改的如图4-3-4所示。

  图4-3-4

  3. 移动工作表的位置

  与移动纸牌游戏中的纸牌一样,点击要移动位置的工作表的标签,点击后按下鼠标左键别松手,左右移动即可,该页随着鼠标的移动而移动。

  4. 删除工作表

  右击要删除的工作表,从弹出菜单中选择“删除”即可。

  5. 工作表颜色

  从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项,我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。具体过程略。

  四、查找与替换

  查找替换是一个很常用的功能。在表格中的数据特别多时,我们需要查找某条内容,如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的,此时我们可以用查找功能来实现。

  假如我们要查找“鲍瑞”,点击菜单 编辑>查找 ,打开查找对话框,界面如图4-4-1所示。

  图4-4-1

  在查找内容栏中输入“鲍瑞”,然后点击按钮 查找下一个 ,即可查找到鲍瑞的内容,如果表格中有多个鲍瑞,那么我们再次点击 查找下一个 即可。

  查找到后的界面如图4-4-2所示。

  图4-4-2

  替换的功能是不但要找到查找的内容,而且还要将其替换为其它内容。例如上例中,我们不但要找到鲍瑞,而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”,我们可以进行以下操作。

  点击菜单 编辑>替换,打开查找与替换对话框,在查找内容中输入中“鲍瑞”,在替换为中输入“牛璐璐”,如图4-4-3所示。

  图4-4-3

  然后点击 查找下一个 按钮,那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中,点击 替换 按钮,那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。如果表格文件中有多个“鲍瑞”,并且想将他们全部用 “牛璐璐” 替换掉,那就干脆点击 全部替换 按钮,一下子就全部替换完成。

  另外,查找和替换对话框中都有个 选项 按钮,这里面可以进行更复杂的设置,读者可以试一下。

  五、数据的填充

  1. 相同数据的填充

  在录入数据时,往往有很多数据是相同的,如图4-5-1中的 年级 。

  图4-5-1

  对于相同的内容,在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。

  具体方法:

  先在A3中输入“六年级”这3个字,输入完后,A3格如图4-5-2所示。

  图4-5-2

  请读者仔细看一下,图中单元格的右下角,有一个小黑色方框,已用 红圈 标出。这个小黑框叫什么 填充柄 ,

  当鼠标移到填充柄上时,鼠标变成黑色的“+”型,表示可以填充数据了。此时,按下鼠标的左键,别松下,向下移动鼠标,我们可以看到,鼠标向下经过的单元格中,都自动填充了“六年级”这3个字。填充完后的效果与图4-5-1相似。

  除了能向下填充外,还可以向上,向左,向右填充,填充方法与向下类似。

  另外,除了填充1个单元格外,还可以将多个单元格中的数据进行填充。见图4-5-3。

  图4-5-3

  通过以上方法,我们可以快速地录入大量的相同内容。

  2. 等差序列的填充

  (1) 在wps表格中,内置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等),我们只需输入序列的前1,2个数据,其它内容可以通过 填充柄 来快速的填充,如图4-5-4。

  图4-5-4

  图中黄色区域为原始数据,下面的浅青色区域是通过填充柄填充生成的。

  (2)其实,我们不仅可以实现序列的递增式填充,还可以实现递减式填充。递减式填充的方法也很简单,填充时,鼠标向左或向上移动,即可实现递减填充。如图4-5-5所示。

  图4-5-5

  图中的黄色区域为原始数据,浅青色区域为填充数据。

  通过上例,我们可以知道,只要原始内容中包括数字,那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。

  (3)差值不为1的序列的输入方法

  图4-5-6

  图中黄色区域为原始数据,选中原始数据后,通过填充柄向下拉,自动生成蓝色区域中的数据。这里面的规律请读者自已总结。

  (4)自定义序列

  通过前面的例子,有的读者可能看到除了带有数字的序列外,还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列,这些序列我如何全部知道,我如何自定义我自己的序列?

  答案是肯定的,wps表格中当然还有其它的序列,点击菜单 工具>选项,从弹出的选项对话框中选择 自定义序列 页,界面如图4-5-7所示。

  图4-5-7

  从图中,我们可以看到wps表格中有好多个序列,如“一月、二月・・・・・・”等。知道这些序列后,以后我们便可以填充它们了。

  下面,我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。

  第一步:点击 新序列 项。点击后,右侧的 输入序列 变为可用。

  第二步:输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8所示。

  第三步:点击 添加 按钮。

  通过以上步骤,我们已经添加了一个新的序列。添加好后,我们便可以试一下了。如图4-5-9所示。

图4-5-8

图4-5-9

  实例与技巧:用wps表格进行新生分班

  假如有200新生,分成4个教学班,分别是一班、二班、三班、四班。分班要求是先将学生按总成绩排队,然后分成4平班,即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班,第5、6、7、8 名同学依次分到四班、三班、二班、一班,第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班,依此类推。对于此项工作,我们用wps表格可以轻松地完成。

  第一步:先将学生按考试成绩从高分到低分排队。(假设这项操作读者已会,具体如何排队,我们以后还要再介绍。)

  第二步:输入班,在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”,如图4-5-10所示。

图4-5-10

图4-5-11

  第三步:选中C2:C9,即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”。如图4-5-11。然后向下拖动鼠标。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”将向下填充。结果如图4-5-12所示。

  第四步:将表格内容按班排序。(假设此项功能大家已会,我们将在以后介绍。)然后打印输出。至此学生分班已完成。

  说明:

  1. 分班的关键在于分成4平班,此过程中已分成4平分。

  2. 如果要求各班男女比例相等。那么可以将男同学与女同学分成2个表,然后分别分班即可。对于更复杂的条件请读者自己想办法。

  图4-5-12

  3. 单元格内容的删除

  选中要删除的单元格,然后点击菜单 编辑>删除 ,那么弹出 删除 对话框,如图4-6-1所示。

  图4-6-1

  删除对话框中有4个选项,其中的前两项用的较多,具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。

  4. 单元格的清除操作

  我们平时删除单元格中的内容,往往爱按下 “Del”键,按下此键是可以删除单元格中的内容,但我们再往此单元格中输入内容时,新输入的内容仍采用以前所设置的格式,如字体、字号、颜色等。如下表所示。

原格式

用“Del”删除了B2单元格

新内容,仍采用原格式

  那么如何能连同格式也删除掉呢?方法很简单。

  选中要删除内容的单元格,然后点击菜单 编辑>清除,清除菜单有4个子菜单,分别是 全部、格式、内容、批注。

  内容 子菜单,那么删除的仅是单元格的内容,其格式仍然保存。Del键的功能与此相同。

  格式 子菜单,仅清除格式,清除后,文字内容仍然保存,但字体、字号、颜色等将采用默认值。如图4-7-4所示。

  图4-7-4

  批注 子菜单,删除批注。

  全部 子菜单,包括以上3个功能。

  5. 单元格的格式

  单元格格式的内容很多,也很重要,它不仅影响到版面是否美观,有时还会影响到文字的录入。前面我们已经介绍了一部分功能,下面我们再介绍一下其它常用的功能。点击菜单 格式 > 单元格,打开单元格格式对话框,该对话框中有6页,我们先看其中的第1页--数字。

  (1)数字页

  此页可以设置单元格中数字的格式。界面如图4-8-1所示。

  图4-8-1

  常规:即单元格格式不包括任何特定的数字格式。

  我们录入的内容,如果不加特殊指定,即是这种格式。

  数值:用于数字的表示。[技巧:图中红圈中内容,选中B3后,B3的内容将作为示例。]

  图4-1-2

  在数值项中,我们可以设置小数位数,可以决定是否使用千分位分隔符,可以设置负数的显示方式。见图4-8-3。

  图4-8-3

  货币:用于表示一般的货币数值,除了具体数值格式的属性外,还可以在数值前面加上货币符号。见图4-8-4。

  图4-8-4

  会计专用:类似于货币,但少了负数的显示格式。

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